CRM을 최근에 도입하셨거나, 무료 체험을 시작하셨나요?

막상 처음 CRM에 접속해 보면 무엇부터 해야 할지 막막하고 헤매는 기분이 들기도 합니다.

이때 가장 먼저해야 할 일이 바로 '초기 설정'인데요.

제대로된 초기 설정은 조직의 CRM 활용도를 최대한으로 끌어올릴 수 있기 때문에 아주 중요합니다.

CRM 초기 설정이란

'초기 설정'은 본격적으로 CRM을 사용하기 전, 반드시 선행해야 할 과정입니다. 우리 회사에 CRM 시스템을 정착시키기 위한 튼튼한 기반을 마련하는 절차라고 할 수 있는데요.

마치 집을 짓기 위해서 처음에 토지를 다지는 것과 같이, CRM 솔루션을 업무에 효과적으로 적용하려면 초기 설정이 가장 중요합니다.

만약 집을 지을 때 첫 토대를 허술히 쌓으면 어떻게 될까요? 시간이 지날수록 건물은 불안정해지고 크고 작은 문제가 발생할 가능성이 높겠죠.

CRM도 마찬가지입니다. 초기에 기본 데이터를 제대로 설정해 놓지 않으면 결국은 문제가 발생할 확률이 높고 이를 수습하기 위해 더 많은 시간과 에너지를 낭비하게 될 수도 있습니다.

CRM 초기 설정이 중요한 이유

CRM 솔루션은 고객 데이터를 중심으로 영업 파이프라인, 영업 활동 이력이 얽히면서 작동됩니다.

그렇기 때문에 고객 데이터를 일관된 기준으로 정확하게 수집하고 잘 정리하는 것이 중요합니다.

실제로 영업 데이터의 정확성과 일관성은 CRM 사용 퍼포먼스를 크게 좌우합니다.

대부분의 기업은 영업 파이프라인을 최적화하고 영업 데이터를 체계적으로 관리하고자 CRM을 사용하죠.

이 목표를 달성하기 위해서는 반드시 CRM 도입 전 혹은 도입 초기에 우리 팀의 영업 프로세스 단계에 대해 모든 팀원이 함께 논의하고 정의하는 시간이 필요합니다.

이 과정을 통해 최종 합의된 영업 프로세스(파이프라인) 단계를 시스템에 반영하는 것만으로도 CRM 시스템을 우리 회사에 맞게 커스텀하여 잘 활용할 수 있게 됩니다.

그리고 이러한 일련의 과정들은 반드시 실제 CRM 사용하는 시점보다 선행되어야 합니다.

CRM 초기 설정은 크게 2가지로 나눌 수 있습니다.

1. 조직 차원의 설정 : 조직도 설정, 사용자 계정 생성
2. 실무 차원의 설정 : 고객 및 고객사 등록, 매출 목표 설정, 제품 등록

1. 조직 차원의 설정

조직 차원의 초기 설정은 CRM 사용 환경을 만들어 주는 기본적인 설정입니다.

조직도 구성 설정

처음 CRM에 로그인하셨다면, 가장 먼저 부서/팀을 구성해 주세요.

CRM에서 조직 구성을 설정해야 하는 이유는 부서/팀별 매출을 분리하여 비교∙분석하기 위한 필수적인 과정이기 때문입니다.

더불어 CRM은 경쟁 관계의 영업 부서나 경영지원, 마케팅 등 타 협업 부서와 함께 사용하게 되는데요.

기본적인 조직 구성이 올바르게 설정되어 있어야 영업 데이터 및 CRM 시스템 화면에 대한 조회 권한을 팀마다 다르게 부여하여 세부적으로 관리할 수 있습니다.

사용자 계정 생성

조직 구성이 완료되었다면 이제 CRM을 사용할 다른 팀원들의 계정을 생성해 주세요.

기업 단위가 아닌 사용자 단위로 CRM 솔루션을 사용하는 이유는 고객/고객사별 영업 담당자를 지정하여 관리할 수 있고, 담당자별 매출/활동/리드 현황에 대한 분석 대시보드를 확인할 수 있기 때문입니다.

핑거세일즈 CRM에서는 <Admin-시스템관리-사용자관리> 화면에서 계정 생성이 가능합니다.

2. 실무 차원의 설정

이제 실제 영업 현황에서 CRM을 사용하기 위해 진행해야 하는 설정들은 3가지입니다.

고객 및 고객사 등록

아까 언급했듯이 CRM 솔루션은 고객 데이터를 중심으로 영업 파이프라인, 영업 활동 이력, 매출 및 활동 실적 등이 누적되면서 더 빛을 발하게 되는데요.

가장 먼저 등록되어야 할 우선순위 데이터로는 영업의 대상인 '고객'과 '고객사'에 대한 데이터가 있습니다.

핑거세일즈 CRM에서도 기본적으로 '고객' 데이터가 다른 영업 데이터를 다룰 때 필수값이 됩니다. 고객이 없으면 그 어떤 영업도 진행되지 않기 때문이죠.

고객 데이터에는 고객 이름, 소속 기업, 부서, 직책, 휴대전화 번호, 메일 주소 등에 대한 다양한 내용을 담을 수 있습니다.

한 번에 많은 고객 데이터를 등록해야 하는 상황이라면 엑셀을 통한 일괄 업로드 기능을 활용하면 시간을 절약하여 초기 설정을 마칠 수 있습니다.

제품 등록

영업사원에게 판매 대상인 고객도 중요하지만, 그전에 좋은 제품이 존재해야 영업을 진행할 수 있듯이 CRM에서도 제품에 대한 데이터가 먼저 등록되어야 합니다.

제품 데이터가 입력되어 있어야만 CRM 시스템 내에서 '이 영업기회가 어떤 제품을 판매할 예정인지', '어떤 제품이 몇 개, 얼마의 가격으로 견적서가 발송되었는지', '제품별 매출 실적은 얼마인지' 등을 알 수 있기 때문입니다.

제품 등록은 아래에서 이어지는 매출 목표 설정 이전에 선행해야 하는 초기 설정이기도 합니다.

매출 목표 설정

CRM 솔루션을 사용하는 영업팀은 고객과 영업기회(Deal), 활동 관리를 진행∙종결시키는 과정에서 견적, 계약, 매출과 같은 실적 부분도 CRM에서 함께 관리하게 되죠.

핑거세일즈 CRM에선 실적에 대한 시각화 대시보드를 보여주는 메뉴(Status와 Reports 내 연계 화면)들이 있는데요.

이때 목표 대비 실적 현황을 확인하기 위해서는 매출 목표 설정이 꼭 필요합니다.

<Admin-정보관리-매출목표 관리> 화면에서 연도/담당자/매출 분류 항목을 선택 후 월별 매출 목표를 입력하면 CRM 시스템 전체에서 모든 목표 대비 실적에 해당 수치 데이터가 반영됩니다.

실시간 실적 모니터링 및 관리를 위한 필수 초기 설정이니 잊지 말고 진행해 주세요. ?

이외에도 사용자 정의 필드 생성, 잠재고객 API 연동, 메일/보고서 템플릿 설정 등과 같은 다양한 설정도 있지만, 오늘은 CRM을 사용하기 위한 최소 필수 요소에 초점을 맞춰 정리해 보았습니다.

지난 포스팅 CRM을 성공적으로 정착시키는 방법에서도 강조했지만 CRM 활용의 성공 여부는 시스템 설정 뿐만 아니라 시스템을 사용하는 조직과 사람의 마음 가짐으로 좌우되기도 합니다.

혹시 초기 설정 과정을 진행하며 어려움을 겪게 되실 땐 언제든 편하게 연락 주세요.

더불어 본 게시물에서 언급된 초기 설정들에 대한 더 자세한 안내는 핑거세일즈 가이드에서 확인하실 수 있습니다.

핑거세일즈는 항상 여러분의 고객 관계 관리와 영업 관리의 동반자로서 함께하겠습니다.

여러분의 비즈니스가 더욱 건승하시길 응원합니다.