영업관리 CRM 솔루션 핑거세일즈을 운영하는 팀원들 역시 평상시 핑거세일즈를 적극적으로 사용합니다.

지난 포스팅에서는 마케팅팀과 고객 컨택 파트의 CRM 활용 방식에 대해 소개했었죠.

오늘은 핑거세일즈의 영업 담당자 '카일'이 세일즈 CRM 솔루션인 핑거세일즈를 어떻게 활용하는지에 대한 프로세스를 자세히 정리해봤습니다

B2B 세일즈를 하는 핑거세일즈의 영업 팀은 CRM 솔루션을 어떻게 사용하고 있을까?

대부분의 영업 조직이 그러하듯 핑거세일즈의 영업팀 역시 매출을 확보하기 위해 고객을 만나고 영업기회와 고객을 관리하는 역할을 합니다.

다른 영업 팀들처럼 핑거세일즈의 영업팀 역시 신규 고객을 확보하고 영업기회(영업 딜) 성사시켜 매출을 창출하기 위해 고객과 만납니다.

핑거세일즈는 세일즈 CRM 솔루션으로 B2B 세일즈의 영역입니다.

기업 고객의 업무 시스템 도입을 위한 의사 결정에는 많은 인원과 팀들이 연관되어 있기 때문에 비교적 세일즈의 여정이 긴 편인데요.

또한 추가 개발 작업이 필요한 경우도 종종 있기 때문에 매출 발생까지 오랜 시간이 소요되기도 합니다.

CRM의 활용 방식은 기업 혹은 개인마다 다르겠지만 '엔터프라이즈 솔루션'이라는 제품 특징 때문에 카일은 고객 데이터베이스를 많이 쌓아 관리하는 목적보다는 고객 한 명 한 명과의 영업 이력을 집요하게 쌓아나가며, 영업 파이프라인을 관리하는 데에 집중하는 편입니다.

1. 고객과의 만남을 위한 사전 준비

카일은 마케팅팀이 수집하고, 고객 컨택 파트에서 초기 팔로우업을 진행한 잠재 고객 중 실제 유효 전환의 가능성이 있는 고객들을 대상으로 영업활동을 합니다.

카일은 고객과 연락하기 전에 먼저 핑거세일즈의 잠재고객 화면을 살펴봅니다.

잠재고객 상세 페이지에서 고객의 이름부터 직급, 연락처, 위치 등의 기본 정보부터 지금까지의 다른 팀원들과의 접촉 이력 등의 정보를 모두 확인합니다.

"CRM 솔루션이 ‘명함’과 ‘영업 다이어리’을 대체하고 있어요."

이렇게 카일이 핑거세일즈에 등록된 고객 정보와 이력을 기반으로 미팅을 준비하고 잠재고객의 요구사항을 미리 파악하는 것은 매우 중요한 작업인데요.

실제 세일즈 담당자가 잠재 고객을 만났을 때 고객에 대한 높은 이해도를 바탕으로 고객이 원하는 제품과 서비스를 제공할 수 있기 때문입니다.

2. 영업 활동 일정 관리

카일은 사전 파악을 마친 후 고객과 연락하여 미팅 일정을 잡습니다. 미팅 일정은 캘린더 메뉴에서 영업활동으로 등록합니다.

세일즈 CRM에서 영업활동을 관리하는 주된 목적 3가지

1. 모든 영업 데이터(고객과의 영업 이력과 상세한 활동 내용)가 CRM 솔루션에 자산화됩니다.
2. 캘린더를 통해 영업 활동 일정을 확인할 수 있어 커뮤니케이션 및 협업 일정 조율이 쉽습니다.
3. 지도를 기반으로 오늘의 영업 활동 경로를 확인할 수 있습니다. 운전대 앞에서는 모바일 어플을 통해 길 안내를 받을 수 있어요.

다음 단계는 카일이 고객을 직접 만나 핑거세일즈 서비스를 소개하고 조직의 니즈를 확인하는데요. 고객을 만난 이후에는 ‘영업활동’ 화면의 <활동내용> 항목에 미팅 진행 내용을 정리합니다.

고객의 상황과 필요한 요건들에 대해 어떤 커뮤니케이션이 이루어졌는지 상세히 기록하여 이력을 남기는 것이죠.

참고로 실제 핑거세일즈 팀의 계정에는 2015년부터 생성된 영업기회와 해당 고객과 이루어졌던 모든 접촉 이력이 모두 남아있고 이는 핑거세일즈의 큰 자산이라 할 수 있습니다.

3. 영업기회 파이프라인 관리

카일은 고객과의 초기 만남에서 '유효한 영업 기회'를 포착하게 되면, 미팅 후 사무실로 돌아와 영업 딜의 파이프라인을 관리할 수 있는 '영업 기회'를 등록합니다.

파이프라인의 각 단계는 핑거세일즈만의 세일즈 환경을 고려해 정의하였는데요. 이 영업 프로세스 단계 구성은 여러분도 Admin 메뉴에서 쉽게 수정할 수 있습니다.

카일은 영업기회 화면에서 한눈에 관리 중인 영업 상황을 확인하고, 성공확률까지 체크하여 최종 계약 성사까지 Deal을 끌고 갈 수 있도록 고민합니다.

4. 간편한 견적서 생성

핑거세일즈는 클라우드 기반 CRM 솔루션을 일관된 가격 정책으로 제공하면서, 기업 고객의 요구에 맞춘 맞춤형∙구축형 서비스도 함께 제공합니다.

이때는 각 기업마다 다른 상황과 요구사항에 맞추어 다양한 변수를 고려한 견적서를 준비해야 하는데, 카일은 이 과정에서 핑거세일즈의 견적 기능을 활용해 효율적으로 견적서를 생성합니다.

견적서 양식 항목에서 고객과 제품 항목을 선택하고 수량만 입력하면 견적서는 간단하게 만들어집니다.

이렇게 CRM에서 만든 견적서는 엑셀 혹은 PDF 형식의 파일 형태로 저장할 수 있습니다.

당연히 고객에게 견적서를 발송했다는 사실이 영업 이력으로 남습니다.

고객사의 CRM 시스템 구축 프로젝트 비딩에 참여하기도 할 때는 <제안> 기능을 활용합니다. 제안 참여 이력과 제안서 자료들을 핑거세일즈에 차곡 차곡 쌓으면서 이력 관리부터 자료 백업, 내부 공유, 인수인계 등 다방면으로 활용하고 있습니다.

5. 계약 정보와 매출 발생 관리

영업 담당자 카일은 영업기회를 성공시킨 후에도 핑거세일즈를 활용하여 계약 정보 기록, 매출 등록, 납품 과정에서의 이력 관리, 보고서 작성 등의 업무를 처리합니다.

‘계약' 메뉴에서는 고객과 체결한 계약에 대한 정보(계약명, 고객사, 관련된 영업 기회, 계약일과 기간, 제품, 금액, 부가세 포함 여부 등)를 상세히 기재하는데요.

이때 이전에 등록한 견적 혹은 제안 데이터가 있다면 해당 내용을 그대로 끌어올 수 있기 때문에 기존 모든 항목을 새로 기재하지 않아도 됩니다.

영업 파이프라인 중 매출과 관련된 <제안>, <견적>, <계약>, <매출> 데이터베이스는 모두 같은  방식으로 간편하게 연계 등록할 수 있습니다.

6. 영업 분석 대시보드

성공적인 영업을 위해서는 반드시 전략적인 관점으로 세일즈의 숲을 볼 수 있어야 합니다.

지금까지 고객의 요구를 분석하고, 영업기회(Sales Deal) 파이프라인 관리하는 일들은 나무를 다듬고 가꾸는 일이었습니다.

카일은 세일즈의 숲을 보기 위해 영업 현황을 보여주는 Status 화면을 실시간으로 모니터링합니다.

핑거세일즈에서 연간 영업 목표와 현재까지의 달성 현황, 영업기회의 파이프라인 단계별 현황, 진행해온 영업활동 분석 결과 등의 영업 데이터를 다양한 차트와 표 형식으로 확인합니다.

이 차트와 표 데이터는 카일이 진행하는 세일즈의 중간 결과와 현황을 실시간으로 조회할 수 있어 문제점과 그 원인을 파악하고 전략을 수정할 수 있는 확실한 데이터 기반이 되어줍니다.

7. 고객 유지 후속 관리

핑거세일즈는 고객이 제품을 구매하는 순간 영업기회(Sales Deal)가 종료되는 단발성 서비스가 아닌 월간, 연간 구독 형태로 지속 사용을 유도해야 하는 SaaS 솔루션 서비스입니다.

고객들이 사용 중 불편함이 생겼을 때 신속한 고객 지원을 제공해야 하고, 엔터프라이즈 혹은 구축형 CRM 시스템의 경우 정기 점검, 유지보수 등의 업무가 이어집니다.

이 활동은 추가 업셀 기회이며 매출 발생 가능성을 가지고 있기 때문에 카일은 <고객지원>을 통해 고객 후속 지원을 이어 나갑니다.

고객지원 기능에 대한 자세한 소개는 이전 포스팅 <1. 마케팅 / 고객 컨택 파트>에서 더 자세히 보실 수 있습니다.

8. 보고서 작성

영업 보고서는 모든 영업팀의 핵심 데이터입니다.

카일도 주간 단위로 보고서를 작성하는데요, 보고서를 작성한다가 아닌 ‘생성한다’ 라는 표현이 더 어울릴 것 같습니다.

핑거세일즈의 영업보고 메뉴에 접속해서 단 몇 번의 클릭만으로 지난 이력을 모두 끌어와 하나의 주간 보고서를 생성할 수 있습니다.

지난 일주일간 CRM 솔루션 속에 영업기회 관리 이력, 진행한 영업활동과  내용, 제안/견적/계약/매출 등의 작업을 모두 미리 기록해 놓았기 때문입니다.

주간 업무를 진행할 동안 특별한 일이 없다면 이 보고서 생성 업무는 5분도 채 소요되지 않습니다. 참고로 한국 직장인들이 하나의 보고서를 작성하는 데는 소요되는 시간은 평균 2시간 36분입니다. (출처)

영업 조직이나 전문가가 CRM 솔루션을 스마트하게 잘 활용한다면, 개인화 서비스를 제공하고 고객과의 관계를 강화하여 이익을 증대시킬 수 있습니다.

이를 통해 고객들은 더욱 편리하고 맞춤화된 서비스를 경험할 수 있게 됩니다.

오늘 언급된 핑거세일즈의 몇 가지 핵심 기능만 잘 활용하셔도 여러분의 영업 경쟁력 강화와 고객 만족도 향상에 큰 도움이 될 것입니다.

세일즈 CRM 솔루션 도입을 고려 중이신가요? 조직에 체계적인 영업 관리 프로세스를 성공적으로 정착시키는 방법에 대한 조언이 필요하시다면 이 포스팅을 참고하실 수 있습니다.

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