깊은 고심 끝에 CRM 솔루션을 도입하고 첫 접속을 하게 되면 '이제 어떻게 시작해야 하지?'하는 막막함과 혼란이 찾아오곤 합니다.

이때 가장 우선적으로 진행해야 하고 중요한 단계는 바로 '초기 설정'입니다.

초기 설정을 어떻게 진행하느냐에 따라 조직의 CRM 솔루션 활용도가 크게 달라질 수 있기 때문에 CRM 사용 초기 단계에서 이 과정은 매우 중요합니다.

CRM 솔루션 초기 설정이란

'초기 설정'은 CRM 솔루션을 본격적으로 사용하기 전에 반드시 선행해야 하는 필수 과정입니다.

이 단계는 조직의 체계적인 영업 관리 체계를 구축하는 기반을 마련하는 절차로, 집을 짓기 위한 초기 토지 다지기 작업에 비유할 수 있습니다.

만약 이 첫 단계에서 토대가 허술하게 구축된다면, 시간이 지날수록 건물은 불안정해지 다양한 문제가 발생할 가능성이 높아집니다.

CRM 솔루션도 이와 유사하게, 초기에 기본 데이터 설정을 소홀히 하면 결국 문제가 발생할 확률이 높아지고, 이후에 더 많은 시간과 에너지를 소모하게 될 수 있습니다.

CRM 솔루션의 초기 설정이 중요한 이유

초기 설정은 고객 데이터를 일관된 기준으로 정확하게 수집하고 관리하는 데에 핵심적인 역할을 합니다.

특히 영업 관리 목적에 특화된 세일즈 CRM 솔루션은 고객 데이터를 중심으로 영업 기회(영업 딜), 영업 활동 이력이 얽히면서 작동되므로 영업 데이터의 일관성과 정확성은 CRM 솔루션 사용의 퍼포먼스를 크게 좌우합니다.

대부분의 기업은 세일즈 파이프라인을 최적화하고 영업 데이터를 체계적으로 관리하기 위해 CRM 솔루션을 도입하는데, 이 목표를 달성하기 위해서는 반드시 도입 전 혹은 초기에 우리 팀의 영업 파이프라인에 대해 모든 팀원이 함께 논의하고 정의하는 시간이 필요합니다.

이 과정을 거쳐 최종 합의된 영업 파이프라인 단계를 CRM 시스템에 반영하면, 일종의 맞춤 설정이 된 것처럼 우리 조직의 환경에 더욱 적합해지고 이를 통해 보다 효과적으로 CRM 솔루션을 활용할 수 있게 됩니다.

이러한 일련의 과정들은 반드시 본격적인 솔루션 사용 전에 선행되어야 합니다.

CRM 초기 설정은 크게 2가지로 나눌 수 있습니다.

1. 조직 차원의 설정 : 조직도 설정, 사용자 계정 생성
2. 실무 차원의 설정 : 고객 및 고객사 등록, 매출 목표 설정, 제품 등록

1. 조직 차원의 설정

세일즈 CRM 솔루션의 사용 환경을 만들어 주는 기본적인 설정입니다.

조직도 구성 설정

처음 핑거세일즈에 로그인하셨다면, 가장 먼저 부서/팀을 구성해 주세요.

핑거세일즈에서 조직 구성을 설정해야 하는 이유는 부서/팀별 매출을 분리하여 비교∙분석하기 위한 필수적인 과정이기 때문입니다.

더불어 CRM 솔루션은 경쟁 관계의 영업 부서나 경영지원, 마케팅 등 타 협업 부서와 함께 사용하게 되는데요.

기본적인 조직 구성이 올바르게 설정되어 있어야 영업 데이터 및 CRM 시스템 화면에 대한 조회 권한을 팀마다 다르게 부여하여 세부적으로 관리할 수 있습니다.

사용자 계정 생성

조직 구성이 완료되었다면 다른 팀원들의 계정을 생성해 주세요.

조직 단위가 아닌 사용자 단위로 CRM 솔루션을 사용하는 이유는 고객/고객사별 영업 담당자를 지정하여 관리할 수 있고, 담당자별 매출/활동/리드 현황에 대한 분석 대시보드를 확인할 수 있기 때문입니다.

핑거세일즈에서는 <Admin-시스템관리-사용자관리> 화면에서 계정 생성이 가능합니다.

2. 실무 차원의 설정

이제 실제 세일즈 현장에서의 원활한 사용을 위한 설정은 3가지입니다.

고객 및 고객사 등록

아까 언급했듯이 CRM 솔루션은 고객 데이터를 중심으로 영업 파이프라인, 영업 활동 이력, 매출 및 활동 실적 등이 누적되면서 더 빛을 발하게 되는데요.

가장 먼저 등록되어야 할 우선순위 데이터로는 영업의 대상인 '고객'과 '고객사'에 대한 데이터입니다.

핑거세일즈에서도 기본적으로 '고객' 데이터가 다른 영업 데이터를 다룰 때 필수값이 됩니다.

고객이 없으면 그 어떤 영업도 진행되지 않기 때문이죠.

고객 데이터에는 고객 이름, 소속 기업, 부서, 직책, 휴대전화 번호, 메일 주소 등에 대한 다양한 내용을 담을 수 있습니다.

한 번에 많은 고객 데이터를 등록해야 하는 상황이라면 엑셀을 통한 일괄 업로드 기능을 활용하면 시간을 절약하여 초기 설정을 마칠 수 있습니다.

제품 등록

세일즈의 타깃인 고객도 중요하지만, 그전에 좋은 제품이 존재해야 세일즈를 진행할 수 있는 것처럼 CRM 솔루션에서도 제품에 대한 데이터가 먼저 등록되어야 합니다.

제품 데이터가 입력되어 있어야만 CRM 시스템 내에서 '이 영업기회가 어떤 제품을 판매할 예정인지', '어떤 제품이 몇 개, 얼마의 가격으로 견적서가 발송되었는지', '제품별 매출 실적은 얼마인지' 등을 알 수 있기 때문입니다.

제품 등록은 아래에서 이어지는 매출 목표 설정 이전에 선행해야 하는 초기 설정이기도 합니다.

매출 목표 설정

세일즈 CRM 솔루션을 사용하는 영업팀은 고객과 영업기회(Deal), 활동 관리를 진행∙종결시키는 과정에서 견적, 계약, 매출과 같은 실적 부분도 CRM에서 함께 관리하게 되는데요.

핑거세일즈 에선 실적에 대한 시각화 대시보드를 보여주는 메뉴(Status와 Reports 내 연계 화면)들이 있습니다.

이때 목표 대비 실적 현황을 확인하기 위해서는 매출 목표 설정이 꼭 필요합니다.

<Admin-정보관리-매출목표 관리> 화면에서 연도/담당자/매출 분류 항목을 선택 후 월별 매출 목표를 입력하면 CRM 시스템 전체에서 모든 목표 대비 실적에 해당 수치 데이터가 반영됩니다.

실시간 실적 모니터링 및 관리를 위한 필수 초기 설정이니 잊지 말고 진행해 주세요.

이외에도 사용자 정의 필드 생성, 잠재고객 API 연동, 메일/보고서 템플릿 설정 등과 같은 다양한 설정도 있지만, 오늘은 세일즈 CRM 솔루션을 사용하기 위한 최소 필수 요소에 초점을 맞춰 정리해 보았습니다.

지난 포스팅 CRM 솔루션을 성공적으로 정착시키는 방법에서도 강조했지만 솔루션 활용의 성공 여부는 시스템 설정 뿐만 아니라 시스템을 사용하는 조직과 사람의 마음 가짐으로 좌우되기도 합니다.

혹시 초기 설정 과정을 진행하며 어려움을 겪게 되실 땐 언제든 편하게 연락 주세요.

더불어 본 게시물에서 언급된 초기 설정들에 대한 더 자세한 안내는 핑거세일즈 가이드에서 확인하실 수 있습니다.

핑거세일즈는 항상 여러분의 고객 관계 관리와 영업 관리의 동반자로서 함께하겠습니다.

여러분의 비즈니스가 더욱 건승하시길 응원합니다.