영업 조직의 성장과 밀접한 관련이 있는 ‘영업기회(영업 딜)의 체계적 관리’는 단순히 고객 정보와 영업 이력을 기록하는 것 이상의 의미가 있습니다.

영업 조직이 세일즈 파이프라인 기반으로 공통의 체계적 세일즈 프로세스를 구축한다는 의미이며, 영업 조직의 세일즈 효율 극대화를 가능하게 하기 때문입니다.

관리적 측면에서의 세일즈 파이프라인 효과

세일즈 파이프라인 관리는 여러 긍정적인 효과를 가지지만, 특히 관리적 측면에서 가장 도움 되는 효과는 모든 구성원의 귀중한 시간을 아낄 수 있다는 점입니다.

많은 영업 조직이 (꼭 필요하긴 해서 진행하지 않을 수도 없는) 다소 반복적이고 번거로운 회의 또는 연락에 꽤 많은 시간을 할애하는데요.

세일즈 파이프라인은 영업 담당자와 관리자에게 현재의 세일즈 현황의 명확한 가시성을 제공합니다.

1. 조직의 반복되고 소모적인 커뮤니케이션을 줄일 수 있습니다.

CRM을 활용해 세일즈 파이프라인만 체계적으로 관리한다면 영업 관리자들은 바쁜 영업 팀원에게 현 상황이나 추가 데이터 공유를 위한 연락이나 회의를 요청할 필요가 없어집니다.

2. 세일즈 매니지먼트의 효율성을 높입니다.

관리자는 영업사원이 직접 업데이트하는 세일즈 파이프라인만 확인하면 영업의 진행 흐름과 예상 실적을 쉽게 파악하고, 효과적으로 세일즈 코칭을 할 수 있기 때문이죠.

조직 내 모든 구성원이 반복되는 회의나 연락에 쓰이던 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다.

만약 팀원 10명이 일주일에 각각 2시간씩 절약할 수 있다고 가정하면 한 달에 80시간, 1년에 960시간을 절약할 수 있고, 이는 영업사원 한 명의 120일 치 업무 시간에 해당합니다.

세일즈 파이프라인의 함정에서 벗어나는 법

지난 게시물에서 세일즈 파이프라인의 각 단계를 정의할 때, 조직의 특성을 파이프라인에 잘 반영하는 것이 중요하다 강조했었는데요.

사실 이 과정에는 함정이 하나 있습니다. 아무리 조직 특성을 CRM 환경과 세일즈 파이프라인에 잘 반영하여 세팅했다 하더라도 파이프라인 기반으로 영업을 진행하지 않거나, 관리하지 않는 파이프라인은 의미가 없다는 것이죠.

세일즈 파이프라인을 통해 원하는 가치를 얻기 위해서는 팀원들의 마인드셋과 실행 의지도 아주 중요합니다.

영업 단계별 주효한 포인트를 내부에서 잘 공유하고 관리하는 프로세스가 완성된다면 세일즈 관리자는 사전에 정보를 읽고 질문 포인트를 좁힐 수 있습니다.

바쁜 영업 담당자들과 짧은 시간 내에 핵심 포인트만 논의하는 효율적인 커뮤니케이션을 진행할 수 있게 되는 것이죠.

세일즈 파이프라인에서 꼭 체크해야 할 6가지 요소

이제 세일즈 파이프라인을 더 체계적이고 효과적으로 활용하는 방법을 알아봅시다.

사실 세일즈를 진행하는 파이프라인 단계는 조직마다 조금씩 다를지라도, 영업기회(영업 딜)을 진행하며 반드시 체크하고 관리해야 할 포인트는 거의 유사한데요.

오라클과 세일즈포스를 거쳐, 현재 마케토 일본 법인의 사장으로 재직 중인 후쿠다 야스타카가 저술한 "더 모델"에서 제시하는 7가지 핵심 요소를 중심으로 소개하겠습니다.

1. 수주 예정일

이는 분기 말의 마지막 날짜, 월말 등의 모호한 표현이 아닌 '구체적인 수주 예정 일자'를 뜻합니다.

담당하는 고객사의 의사결정이 이뤄지는 일정이나 과정을 미리 파악하여 수주예정일을 명시하는 것은 영업사원이 영업기회(영업 딜)을 성공적으로 마무리하기 위해 반드시 고려해야 할 중요한 요소 중 하나입니다.

구체화한 수주예정일을 바탕으로 예상 수익을 예측하는 것은 물론, 영업사원이 마지막까지 계약을 성사시키기 위해 필요한 자원과 노력을 효율적으로 배분할 수 있고, 예상하지 못한 지연이나 문제가 발생했을 때 이를 조기에 감지하고 대응할 수 있기 때문입니다.

초기 영업 단계에서는 대략적인 날짜를 입력할 수밖에 없지만, 적어도 최종 협상 단계를 앞두었을 때는 명확한 날짜가 정해져야 합니다.

2. 예상 매출액

예상 매출액의 기재 및 관리는 KPI 달성을 위한 첫걸음으로, 필수적인 관리 요소입니다.

하지만 예상 매출액은 영업사원 개인 성향에 따라 보수적으로 입력하는 사람, 즉흥적으로 입력하는 사람 등 다양하기 때문에 조직에서 일정한 방침을 정해두지 않으면 실적 예측에 영향을 미칩니다.

영업 관리자라면 영업기회(영업 딜)에 기재할 예상 매출액이 최악의 상황을 가정했는지, 최고의 상황을 가정했는지 조직 차원에서 방침을 결정하여 영업사원들이 관리하도록 해주세요.

마찬가지로 초기 영업 단계에서는 어림잡은 견적으로 입력할 수 밖에 없지만, '제안' 혹은 '견적' 단계에서는 더욱 더 정확한 숫자가 요구됩니다.

3. 단계 전환 기준

세일즈 파이프라인의 단계를 정확하게 구분한 후에는, 현재 단계에서 다음 단계로 넘어가는 '단계 전환 기준'을 명확하게 설정하는 것이 중요합니다.

실제로 단계 전환 기준을 아무리 명확하게 설정하더라도, 영업 담당자와 특정 상황에 따라 현재 단계를 정의하는 것이 달라질 수 있습니다.

이때의 혼란을 방지하기 위해 영업 관리자는 담당자들의 세일즈 활동과 내용을 주기적으로 리뷰하면서, 파이프라인 단계가 올바르게 설정되어 있는지 수정할 필요가 있는지 점검해야 합니다.

이렇게 현장 세일즈 담당자들과 매니지먼트 담당자들의 노력이 결합될 때 영업 조직은 훨씬 표준화되고 체계적으로 변화할 수 있습니다.

4. 경쟁사

B2B 세일즈의 경우, 보통 수주 경쟁에 함께 참여하는 경쟁사가 있을 텐데요.

세일즈 파이프라인 내에 해당 영업 딜에 대한 경쟁사는 어디인지, 경쟁사보다 유리한지 불리한지, 막상막하인지 파악하여 써넣어두는 것은 큰 도움이 됩니다.

시장 내에서 우리의 위치를 인지하고 경쟁사와의 차별점을 이해함으로써 고객에게 우리만의 가치를 전달할 수 있기 때문입니다.

5. 영업 경과 일수∙단계 정체 일수

• 영업 경과 일수 : 영업 시작 날짜로부터 오늘까지의 기간
  신규 영업일 경우, 평균 영업 경과 일수를 계산해 보고 평균보다 많이 경과되었다면 실제로 진행되고 있는 영업기회인지 확인하는 목적으로 사용할 수 있습니다.
• 단계 정체 일수 : 파이프라인의 특정 단계에 진입한 날짜로부터 오늘까지의 기간
  대형 영업일 경우, 영업이 장기화되는 경우가 많으므로 단계 정체 일수도 반드시 체크하여 같은 단계에서 너무 오래 정체되고 있지는 않은지 점검해야 합니다.

영업 관리자라면 업셀/크로스셀과 같은 영업기회에서 영업 경과 일수가 짧게 반복되는 패턴을 발견하면 주의를 기울이고 코치해야 합니다.

이런 현상은 영업 팀이 영업 성사 직전까지 CRM에 진행 상황을 업데이트하지 않았거나, 고객이 구매 의사를 보일 때까지 관리하지 않는 수동적 영업일 가능성이 있습니다.

6. 넥스트 스텝

넥스트 스텝은 영업 담당자가 다음에 취할 액션을 뜻합니다.

단순히 '몇 월 며칠에 방문'이라는 단순한 일정이 아니라, 파이프라인의 다음 단계로 이동하기 위해 무엇이 필요한지 살피는 관점에서 체크해야 하는 요소입니다.

이 넥스트 스텝 전략을 구상할 때는 분기나 반기, 연간 수치뿐만 아니라 이를 달성하기 위한 단기 매출과 단기 전략에도 신경을 써야 합니다.

하지만 실제로 영업 회의에서 장기 목표와 단기 목표 양쪽을 같은 자리에서 꺼내게 된다면 그 어느 목표에도 집중하기 어려워지기 때문에 영업 팀은 미리 회의를 '세일즈 파이프라인 미팅'과 '세일즈 성과 예측 미팅' 두 가지로 나누어 실시하는 것이 좋습니다.

영업 조직에서 체계적인 영업기회 관리 문화를 구축하려면, 본문의 6가지 핵심 요소를 중심으로 한 세일즈 파이프라인 관리가 매우 중요합니다.

또한, 성공적인 세일즈 체계를 만들기 위해선 현장의 영업 담당자와 영업 관리자 모두가 장기적으로 꾸준히 노력해야 한다는 점을 기억해야 합니다.